MAKALAH KORESPODENSI BISNIS INDONESIA “BAHASA SURAT”

MAKALAH

KORESPODENSI BISNIS INDONESIA

“BAHASA SURAT”

O L E H

NUR  JANNAH DAIMAN

NIM : 1023742782

ADMINITRASI  BISNIS 3A

POLITEKNIK NEGERI KUPANG

2011

KATA PENGANTAR

            Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas kasih dan rahmatNya,saya masih diberi kesempatan untuk menyelesaikan makalah ini dengan judul BAHASA SURAT sebagai salah satu tugas dari dosen pembimbing.

            Saya menyadari bahwa tulisan ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu saya mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak demi kesempurnaan tulisan ini

Kupang,    November  2011

                                                                                                                                  Penyusun

DAFTAR ISI

Halaman

Lembaran judul

Kata pengantar ......................................................................................................................... 2  

Daftar isi .................................................................................................................................. 3   

Bab I  Pendahuluan ................................................................................................................. 4

1.1        Latar Belakang........................................................................................................ 4   

1.2    Perumusan Masalah................................................................................................ 4   

1.3    Tujuan Penulisan .................................................................................................... 4  

Bab II  Pembahasan.................................................................................................................. 5

         2.1    Bahasa surat sebagai komunikasi............................................................................ 5

         2.2    Bahasa Surat Bisnis................................................................................................ 5

2.3     Bahasa Surat........................................................................................................... 5

2.3.1        Bahasa yang umum..................................................................................... 7

2.3.2        Bahasa Baku................................................................................................ 8

2.3.3        Kapan Bahasa Baku Digunakan................................................................. 8

2.3.4        EYD Yang Sering Digunakan Dalam Surat Menyurat.................................. 8

2.3.5        Penulisan Bagian-bagian Pelengkap Surat Niaga.......................................... 9

Bab III  Penutup..................................................................................................................... 12    3.1    Kesimpulan........................................................................................................................................ 12            3.2    Saran 12

Daftar Pustaka......................................................................................................................... 13

 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.

Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.

Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut. Untuk itu sudah sewajarnya jika aturan atau kaidah-kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar menjadi syarat mutlak bagi setiap penulisan salah satu dari surat

Dalam makalah ini  akan dibahas tata cara penulisan surat yang baik ditinjau dari bentuk, bahasa yang lazim dipakai dalam penulisan surat.

1.2    Perumusan Masalah

Apakah dalam kegiatan surat menyurat  sudah menerapkan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar?

1.3    Tujuan penulisan

1.      Untuk mengetahui penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam kegiatan surat menyurat.

2.      Sebagai bentuk penugasan dari dosen

BAB II

PEMBAHASAN

Bahasa surat bisa digolongkan menjadi dua jenis komunikasi yaitu bahasa sebagai alat komunikasi dan bahasa surat bisnis.

2.1    Bahasa surat sebagai komunikasi

Bahasa sebagai alat komunikasi,melibatkan dua pihak yaitu penulis sebagai komunikator dan pembaca sebagai komunikan serta sarana yang dipakai dalam hal ini adalah surat. Komunikasi di anggap efektif apabila apa yang disampaikan oleh komunikator dapat dipahami oleh komunikan sesuai dengan apa yang diharapkan serta mendapat respon dari pembaca. Kita memiliki banyak ragam bahasa, yang dapat disesuaikan dengan situasi komunikasi antar komunikator dan komunikan. Bahasa dalam laporan misalnya, akan berbeda dengan bahasa yang digunakan dalam bahasa surat bisnis, sehingga bahasa sebagai alat komunikasi mempunyai cirri tertentu. Oleh Karena itu,sebagai komunikator harus bisa juga sebagai komunikan artinya bahwa apa yang disampaikan kepada komunikan dapat sesuai dengan harapan komunikator

2.2    Bahasa surat bisnis

Bahasa surat bisnis mempunyai ciri yang sifatnya saling melengkapi dalam arti bahasa tersebut tidak dapat dilepaskan dari ciri yang lain yaitu bahwa surat itu harus jelas, lugas, menarik dan sopan.

2.3    Bahasa surat

Ø  Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.

Ø  Bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya yang kedaerah-daerahan.

Ø  Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1. Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih- lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.
Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat resmi yang penyusunannya tidak cermat, tidak memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Oleh karena itu, pahamilah aturan-aturan tentang surat yang baik serta milikilah kepandaian atau keterampilan dalam menyusun surat.

Bahasa efektif

Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang:

1. Sederhana

Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik tentang pmakaian kata-katanya maupun kalimatnya. Untuk itu hendaklah dipakai kata-kata yang biasa dan lazim

2. Ringkas

Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksunya.

3. Jelas

Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham.

4. Sopan

Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut:

a. Kalimat bervariasi

b. Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus

c. Menggunakan kata sapaan atau kata ganti

d. Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)

5. Menarik

Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankn dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat menyurat resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan

a. Kalimat bervariasi

b. Paragraph induktif

c. Gaya bahasa

6. lugas

Bahasa yang digunakan tidak bertele-tele melainkan langsung menunjuk persoalan, yang pokok-pokok saja serta tidak menimbulkan salah tafsir atau salah paham. Untuk menghilangkan kesalahpahaman di dalam surat bisnis hendaknya :

a.       Menhilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan

b.      Menempatkan tanda baca yang benar

c.       Tidak perlu basa-basi

d.      Tidak perlu menggunakan bahasa yang tidak umum di pakai

2.3.1        Bahasa yang umum

Bahasa umum yang dimaksud disini adalah bahasa resmi yang memasyarakat; bahasa baku yang dipakai di depan umum;bahasa yang di pahami oleh seluruh lapisan masyarakat. Selain sturuktur yang baku, cirri bahasa umum adalah pilihan katanya harus mengutamakan selera masyarakat umum bukan selera suatu kelompok orang atau pribadi. Bahasa umum adalah bahasa standar yang harus terbebas dari dialek, slang dan kata-kata bahasa prokem.

2.3.2        Bahasa Baku

Bahasa baku adalah bahasa yang dianggap paling benar ditinjau dari segi penulisan dan pengucapan. Seperti yang diketahui, kata-kata bahasa Indonesia berasal dari berbagai bahasa daerah maupun asing. Karena itu perlu adanya keseragaman yang dibakukan terlebih dahulu . Kata-kata pungut itu tidak lagi terikat pada bentuk asalnya sehingga ketentuan tentang tata bunyi (fonologis), tata bentuk(morfologis), dan tata makna(semantis) sepenuhnya terikat pada aturan atau kaidah bahasa Indonesia.

NO	CIRI	Contoh
		baku	Tidak baku
1	Tidak tercampur bahasa daerah/asing	saya, mengapa, bertemu, bandara	gua, kenapa, airport
2.	Pemakaian imbuhan secara Konsisten dan eksplisit	bekerja, menulis, membalas	kerja, tulis, baca
3.	Struktur kalimat sesuai kaidah	Direktur sedang bertugas ke luar negeri	Direktur ke luar negeri
4.	Pola sapaan resmi	Bapak, Ibu, Saudara/i Tuan, Nyonya	Abang, kakak
5.	Tidak terpengaruh bahasa pasar	dengan, memberi, tidak mengapa	sama, kasih, enggak
6.	Tidak rancu	berkali-kali, mengesampingkan	berulang kali, mengenyampingkan
7.	Tidak mengandung hiperkorek	insaf, sah	insyaf, syah

 

2.3.3   Kapan Bahasa Baku Digunakan

1. Komunikasi resmi: surat resmi, pengumuman, perundang-undangan, dan lain-lain.

2. Wacana teknik: notulen, laporan resmi, penulisan ilmiah.

3. Pembicaraan di muka umum: rapat, ceramah, perkuliahan, seminar, dan lain-lain.

4. Pembicaraan dengan orang yang dihormati.

2.3.4   EYD Yang Sering Digunakan Dalam Surat Menyurat

a. Penulisan Nama dan Alamat Perusahaan

1. PT Persada Nusantara Jalan Laksamana Yos Sudarso 101 Bandar lampung 35256

2. PT Dian Rama Putra

Jalan H. Muhammad Salim 22 Bandar Lampung 35146

b. Penulisan Nama Jabatan

Nama jabatan yang lazim di lingkungan perusahaan yaitu direktur, manajer, kepala, ketua. Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama-nama jabatan jika diikuti nama perusahaan. Contoh: 1. Direktur Utama PT Mandiri 2. Manajer PT Nusantara

c. Penulisan Bentuk Singkatan dan Akronim

Singkatan umum yang terdiri atas dua huruf, setiap hurufnya diikuti tanda titik. Contohnya:    1. a.n. : atas nama 2. d.a. : dengan alamat 3. s.d. : sampai dengan Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf hanya diikuti satu tanda titik, contohnya: 1. Yth. : Yang terhormat 2. Bpk. : Bapak 3. Sdr. : Saudara 4. Jln. : Jalan Singkatan lain yang diikuti tanda titik adalah singkatan nama orang dan singkatan nama gelar, baik gelar kesarjanaan, gelar bangsawan, maupun gelar keagamaan, misalnya:

1. A. Yani : Ahmad Yani (singkatan nama)

2. H. Saleh : Haji Saleh (singkatan gelar keagamaan)

3. Ir. Shofia : Insinyur Shofia (singkatan gelar kesarjanaan)

Singkatan satuan ukuran, takaran, timbangan, dan lambang mata uang tidak diikuti tanda titik, contohnya:

1. cm : centimeter

2. kg : kilogram

Singkatan nama perusahaan, lembaga pemerintah, organisasi, dan nama dokumen resmi yang terdiri atas huruf awal ditulis dengan huruf kapital dan tidak diberi tanda titik Contohnya:

1. MPR : Majelis Permusyawaratan Rakyat

2. PT : Perseroan Terbatas

Akronim nama diri yang berupa gabungan suku kata atau gabungan huruf suku kata dari deret kata ditulis dengan huruf awal kapital. Contohnya:

1. Toserba : Toko Serba Ada

2. Unila : Universitas Lampung

2.3.5   Penulisan Bagian-bagian Pelengkap Surat Niaga

1. Penulisan tanggal

Unsur-unsur yang ditulis pada bagian ini ialah tanggal, nama bulan, dan tahun. Contoh:

1. 15 Mei 2006

2. 11 April 2006

2. Penulisan nomor, hal, lampiran, dan tembusan

Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama dari keempat bagian itu. Antara bagian-bagian itu dengan keterangan yang mengacunya dipakai tanda titik dua. Contoh: Nomor : 123 Hal : Permintaan Penangguhan Lampiran : Dua lembar Tembusan :

1. Direktur PT Multimatra Perkasa

2. Manajer Hotel Bumi Asih Jaya

3. Direksi Bank Pacific

3. Penulisan salam pembuka dan salam penutup

Penulisan kedua jenis salam ini diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma. Contoh:      Salam pembuka                            Salam penutup

                   Dengan hormat,                            Hormat kami,

                   Bpk. Ridwan yang terhormat,       Salam takzim,

 Salam penutup dibubuhi tanda tangan dan nama jelas pengirim serta jabatannya. Contoh :

Hormat kami,                                                                          Salam takzim,

                                                                                                  a.n. Direktur PT Usaha Jaya

Dr. H.M. Nasrullah Yusuf, S.E., M.B.A.                                  Santi Maria

Direktur                                                                                    Sekretaris Direktur

4. Penulisan Kata

a. Kata depan ke dan di ditulis terpisah dengan kata lain yang mengikutinya, sedangkan awalan ke- dan di- ditulis serangkai dengan kata yang mengikutinya. Contoh: 1. ke dan di kata depan

                  ke kantor

                  ke perusahaan

2. ke- dan di- sebagai awalan

ditawarkan

ditangguhkan

b. Gabungan dua kata atau lebih ditulis terpisah

Contoh: Terima kasih

              Suku bunga

Gabungan kata yang dianggap sudah padu ditulis serangkai

Contoh: wiraswasta

              fotokopi

c. Gabungan kata yang sudah satu unsurnya merupakan kata terikat, ditulis serangkai. Contoh: pramuniaga

purnajual

pascasarjana

d. Gabungan kata yang diikuti oleh awalan atau akhiran ditulis terpisah, serangkai gabungan yang mendapat awalan dan akhiran ditulis serangkai.

Contoh: tanggung jawab                pertanggungjawaban

bergaris bawah                  digarisbawahi

5. Penulisan Bentuk Perincian

Tanda baca yang digunakan dalam rincian adalah tanda koma.

Contoh:

Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat direksi yang akan diadakan pada hari Selasa, tanggal 1 Agustus 2006, Pukul 14.00 – 16.00 WIB di ruang rapat untuk membahas penurunan harga saham.

Bentuk rincian di atas dapat juga ditulis ke bawah seperti contoh di bawah ini: Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat direksi yang akan diadakan pada:

Hari : Selasa

Tanggal : 1 Agustus 2006

Pukul : 14.00 – 16.00 WIB

Tempat : Ruang Rapat

Acara : Membahas penurunan harga saham

  

BAB III

PENUTUP

3.1   Kesimpulan

Dari pembahasan di atas dapat saya simpulkan bahwa dalam kegiatan surat menyurat harus memperhatikan kaidah Bahasa Indonesia dan Bahasa yang digunakan agar pesan yang tertuang pada surat dapat dipahami maksudnya dan dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.

3.2   Saran

Untuk menghindari kesalahan-kesalahan surat menyurat terlebih menyangkut surat bisnis perlu adanya pemahaman dan pelatihan mengenai korespodensi yang baik dan benar.

 

DAFTAR PUSTAKA

1.      Seytiorini,Tuti. 2006. Buku Kerja Korespodensi Bisnis Indonesia. Kupang: Politeknik Negeri

2.      Bahasa Surat. Diakses tanggal 7 November 2011,dari google.com/ adegustiann.blogsome.com/2009/02/02/bahasa-surat/

3.      Surat. Diakses tanggal 7 November 2011, dari google.com/ indoinfocom.blogspot.com/2009/02/surat.html

4.      Dasar Surat Menyurat. Diakses tanggal 9 November 2011, dari google.com/  www.dopdfdownload.com/pdf/dasar-surat-menyurat.html